KRETH STEUERBERATUNGSGESELLSCHAFT MBH & CO. KG
 

GDPdU

Was sind die GDPdU und wozu dienen sie?

Ein Außenprüfer des Finanzamts hat seit dem 01.01.2002 das Recht, auf steuerlich relevante Daten des EDV-Systems zuzugreifen. Der Zugriff kann erfolgen in Form -eines unmittelbaren Datenzugriffs (allerdings nur mit einer Leseberechtigung) -eines mittelbaren Datenzugriffs (Daten können vom Steuerpflichtigen oder von beauftragten Dritten nach Vorgaben des Außenprüfers ausgewertet werden) -der Datenträgerüberlassung Letzteres ist die geläufigste Möglichkeit. Hier setzten die die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) an. In Zusammenarbeit mit Herstellern von Entgeltabrechnungs-, Finanzbuchhaltungs- und Archivierungssystemen sowie dem deutschen Vertrieb der bundeseinheitlichen Prüfsoftware "IDEA" hat die Finanzverwaltung eine einheitliche technische Bereitstellungshilfe zur Format- und Inhaltsbeschreibung der steuerlich relevanten Daten entwickelt.

Was bedeutet dies für Sie?

Seit dem 01.01.2002 reicht es nicht mehr aus, Buchführungsunterlagen in gedruckter Form oder verfilmt aufzubewaren. Die Archivierung der elektronischen Daten muss sicherstellen, dass diese jederzeit maschinell ausgewertet werden können. Dies ist bei einem PDF zum Beispiel nicht der Fall. Der Datenzugriff ist über den Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren sicherzustellen. Für Prüfungszeiträume vor dem 01.01.2002 verzichtet die Finanzverwaltung aus Vertrauensschutzgründen auf den elektronischen Datenzugriff, wenn dieser sich nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand realisieren lassen würde. Da diese Schnittstelle eine problemlose Datenübergabe bei angeforderter Datenträgerüberlassung gewährleistet, empfiehlt sich deren Bedienung auf freiwilliger Basis für Softwarehersteller und buchführungspflichtige Unternehmen.